Hier die wichtigsten Informationen zur Registrierkassenpflicht, auch genannt Registrierkassensicherheitsverordnung oder kurz RKSV (für Österreich):
Ab welcher Umsatzgrenze besteht Registrierkassenpflicht?
Für Unternehmer mit einem Jahresumsatz über € 15.000,– und Barumsätzen über € 7.500,– besteht ab dem Jahr 2016 die Verpflichtung zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems. Als Registrierkasse können auch serverbasierende Aufzeichnungssysteme, Waagen und Taxameter mit Kassenfunktionen dienen. Beide Umsatzgrenzen müssen überschritten werden, damit die Registrierkassenpflicht eintritt. Ab 1. Jänner 2017 muss zusätzlich eine technische Sicherheitseinrichtung im Kassensystem vorhanden sein.
Was versteht man unter „Barumsätze“ ?
Als Barumsätze gelten Umsätze, bei denen die Gegenleistung mit Bargeld, Kredit- oder Bankomatkarte, sowie anderen vergleichbaren Zahlungsformen (z.B. Zahlung mittels Mobiltelefon oder PayLife Quick) beglichen wird. Als Barzahlung gilt weiters die Hingabe von Barschecks sowie vom Unternehmer ausgegebener und von ihm an Geldes statt angenommener Gutscheine, Bons, Geschenkmünzen und dergleichen. Bezahlung mit Erlagschein oder E-Banking zählt nicht zu den Barumsätzen.
Ab wann besteht bei Überschreiten der Umsatzgrenzen Registrierkassenpflicht?
Ab dem erstmaligen Überschreiten der oben genannten Grenzen muss der Unternehmer mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) ein geeignetes Kassensystem haben.
Was bedeutet der Begriff „Betrieb“ für die Registrierkassenpflicht – sind mehrere Betriebsstandorte einzeln zu bewerten ?
Die Registrierkassenpflicht gilt pro Betrieb. Ein Betrieb ist durch eine eigene Buchhaltung gekennzeichnet. In den Einkommensteuerrichtlinien ist der Begriff Betrieb folgendermaßen definiert:
Allgemein kann der Begriff Betrieb als die Zusammenfassung menschlicher Arbeitskraft und sachlicher Produktionsmittel in einer organisatorischen Einheit verstanden werden. Aus ertragsteuerlicher Sicht ist ein Betrieb aber nur gegeben, wenn er der Erzielung von betrieblichen Einkunftsarten dient. Ein Betrieb kann zwar mehrere Teilbetriebe (Betriebszweige) oder Betriebsstätten umfassen; der Gewinn ist dennoch einheitlich zu ermitteln.
Was versteht man unter Belegerteilungspflicht ?
Für jeden Unternehmer besteht ab 1.1.2016 die Verpflichtung bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und dem Käufer auszuhändigen. Dieser muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten für Zwecke der Kontrolle durch die Finanzverwaltung mitnehmen. Jeder Beleg muss folgenden Inhalt aufweisen:
- Bezeichnung des leistenden/liefernden Unternehmens
- fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden
- Tag der Belegausstellung
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
- Betrag der Barzahlung
- bei Verwendung der technischen Sicherheitseinrichtung (verpflichtend ab 2017) müssen noch zusätzlich folgende Bestandteile auf dem Beleg aufscheinen: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt, maschinenlesbarer Code (z.B. QR-Code)
Vom Beleg muss der Unternehmer eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung machen und wie alle Buchhaltungsunterlagen sieben Jahre aufbewahren.
Geht die Belegerteilungspflicht mit der Registrierkassenpflicht zwingend einher ?
Die Belegerteilungsverpflichtung gilt für jeden Betrieb ab 1.1.2016 (egal ob Kassenpflicht besteht oder nicht). Ausnahmen von der Belegerteilungspflicht gibt es nur für die „Kalte-Händeregelung“, bestimmte Automaten, Feuerwehrfeste und dergleichen.
Gibt es Ausnahmen/Erleichterung von der Beleg – bzw. Registrierkassenpflicht ?
Der Bundesminister für Finanzen lässt für gewisse Unternehmergruppen bzw. Umsatzarten Ausnahmen und Erleichterungen bei der Einzelaufzeichnungspflicht, der Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems und der Belegerteilungsverpflichtung zu.
Diese Fälle sind:
- für Umsätze bis zu einem Jahresumsatz von € 30.000,– je Betrieb oder wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, die von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, jedoch nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten ausgeführt werden (Kalte-Händeregelung) ist keine Kassen- und Belegerteilungspflicht vorgesehen
- für wirtschaftliche Geschäftsbetriebe von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften (zB Feuerwehrfeste)
- für bestimmte Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten
Nur von der Registrierkassenpflicht befreit (dennoch Belegerteilungspflicht!) sind Betriebe, bei denen keine Gegenleistung durch Bezahlung mit Bargeld erfolgt. Diese Ausnahme betrifft die sogenannten Webshops.
Erleichterungen hinsichtlich der zeitlichen Erfassung der Bareinnahmen in die Registrierkasse gibt es für sogenannte „mobilen Gruppen“. Dies sind Unternehmer, die ihre Leistungen außerhalb ihrer Betriebsstätte erbringen, wie zum Beispiel Friseure, Masseure, Reiseleiter, Fremdenführer, müssen einen Beleg und eine Durchschrift ausstellen; die Erfassung erfolgt dann erst im Nachhinein (bei Rückkehr) in das elektronische Kassensystem am Betriebsort.
Gibt es Steuerbegünstigungen für die Anschaffung einer Registrierkasse ?
Als Unterstützung zur Finanzierung der vorgeschriebenen Systeme (Anschaffung oder Umrüstung) ist eine beim Betriebsfinanzamt beantragbare Prämie in Höhe von € 200,– pro Kassensystem (maximal aber € 30,– pro Erfassungseinheit) vorgesehen. Die Prämie kann bei der jeweiligen Steuererklärung geltend gemacht werden; wird dem Abgabenkonto gutgeschrieben und stellt keine Betriebseinnahme dar (d.h. sie ist steuerfrei). Für die Inanspruchnahme müssen die Ausgaben jedoch vor dem 1.1.2017 erfolgen. Weiter sind die Anschaffungskosten bzw. die Umrüstkosten nicht über mehrere Jahre zu verteilen (abschreiben), sondern können sofort im Jahr des Aufwandes in voller Höhe als Betriebsausgabe angesetzt werden.
Wer kann die Kassen überprüfen kommen und wie erfolgt die Kassenüberprüfung ?
Die Finanzpolizei oder der Betriebsprüfer kann das Kassensystem im Rahmen einer finanzpolizeilichen Kontrolle oder im Rahmen von Außenprüfungen überprüfen.
Muss ein österreichischer Unternehmer, der im Ausland tätig ist, eine Kassa haben ?
Für die Barumsätze im Ausland (z.B. österreichischer Unternehmer verkauft bei einer Buchmesse in Deutschland Bücher gegen Barzahlung) besteht keine Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht nach der BAO.
Muss ein ausländischer Unternehmer, der in Österreich Barumsätze hat, eine Kassa haben ?
Ausländische Unternehmer unterliegen mit ihren österreichischen Barumsätzen der Registrierkassen- und Belegerteilungsverpflichtung. Unabhängig davon, ob in Österreich eine Betriebsstätte gegründet wird.
Zählen Anzahlungen und Teilzahlungen als Barumsatz ?
Ja, Anzahlungen, Ratenzahlungen und Restzahlungen sind als Barzahlungen zu sehen und zählen zur Umsatzgrenze (€ 7.500,–)
Ist die Tischabrechnung noch möglich ?
Ja. Wenn das Inkasso der Gesamtsumme zu Teilbeträgen bei mehreren Personen (Tischabrechnung) zeitnah erfolgt, muss nicht für jeden Kunden ein gesonderter Beleg ausgestellt werden. Die Tischabrechnung kann als einzelne, in der Registrierkasse zu erfassende Bareinnahme gewertet werden. Es ist ausreichend, wenn der Beleg einem Leistungsempfänger (Kunden) übergeben wird.
Gibt es Strafen, wenn man keine Registrierkasse verwendet, obwohl man unter die Registrierkassenpflicht fällt ?
Die vorsätzliche Verletzung der bloßen Verpflichtung zur Verwendung der vorgeschriebenen Registrierkasse, sofern dadurch nicht ein anderes Finanzvergehen verwirklicht wird, kann mit bis zu € 5.000,– geahndet werden; eine entsprechende systematische Manipulation der Registrierkasse, die ein Verkürzungsdelikt ermöglicht, mit einer Geldstrafe bis zu € 25.000,–.
Sind händisch ausgestellte Belege ab 2016 auch zulässig ?
Wenn Kassenpflicht besteht, muss der Beleg aus dem System erstellt werden. Wenn keine Registrierkassenpflicht besteht (weil beispielsweise die Umsätze unter den relevanten Umsatzgrenzen liegen) gilt für Unternehmer dennoch die Belegerteilungsverpflichtung. In diesem Fall wird der Beleg händisch, mittels Kassenblock mit fortlaufender Nummer geschrieben.
!!! Zur Beachtung !!!
Bitte beachten Sie, dass alle zuvor angeführten Informationen keine Beratung darstellen, sondern lediglich eine Zusammenfassung der gesetzlichen Lage widergeben sollen. Da sich diese Informationen ändern könnten, geben wir zu keiner Zeit jegliche Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeit. Bitte wenden Sie sich für eine steuerliche Beratung stets an Ihren Steuerberater!